WPS Office Là Gì? Hướng Dẫn Cài Đặt Và Sử Dụng Chi Tiết 2022

Ngày nay, ngoài ứng dụng Microsoft Office mà người dùng ai cũng biết, có một ứng dụng văn phòng khác cũng mới nổi lên đó là WPS Office. Vậy WPS Office là gì, có những gì đặc biệt và làm sao để tải trên máy tính và điện thoại? Cùng Bears Paw xem câu trả lời chi tiết trong bài viết dưới đây nhé!

WPS Office là gì?

WPS Office là ứng dụng văn phòng gồm 3 ứng dụng chính là WPS Presentation, WPS Spreadsheets và WPS Document ( lần lượt tương tự Microsoft Powerpoint, Microsoft Excel và Microsoft word).

Bộ ứng dụng này được dùng trên nhiều hệ điều hành như macOS, Linux, Android, IOS và Windows và gần nhất là năm 2019 WPS đã lột xác ngoạn mục với nhiều thay đổi mới từ tính năng đến thiết kế.

Ưu điểm và nhược điểm của WPS Office

Ưu điểm

• Dùng được trên điện thoại

Nhờ vào tính năng đồng bộ trên WPS Cloud, chúng ta cũng xem các tệp một cách nhanh gọn thông qua điện thoại hay máy tính bảng của mình. Chúng ta cũng có thể tiếp tục công việc bằng cách sử dụng những thiết bị này, tuy nhiên có thể bị giảm sút do màn hình nhỏ.

• Mở đồng thời được nhiều tab cùng lúc

WPS có khả năng mở được nhiều tab cùng lúc, người dùng có thể thực hiện nhiều đa nhiệm đơn giản. Chúng ta có thể mở các tab WPS Document, WPS Spreadsheet và WPS Presentation cùng lúc để phục vụ công việc của mình đơn giản.

• Xuất và đọc file PDF một cách dễ dàng

Với bộ công cụ WPS Office giúp cho người dùng có thể chuyển dữ liệu nhanh hơn thông qua nút xuất PDF (Save to PDF) được tích hợp sẵn. Đồng thời, file PDF cũng có thể mở được và chỉnh sửa dễ dàng bằng WPS Office mà không cần bên phần mềm thứ 3.

• Dễ dàng đồng bộ lưu trữ đám mây (Cloud)

Những tệp được tạo ra từ WPS Office có thể đồng bộ lên trên WPS Cloud, nhờ thế bạn có thể vẫn tiếp tục làm việc trên nhiều chiếc máy tính hay điện thoại khác mà không bị gián đoạn công việc.

• Tương thích với các file từ Microsoft Office

WPS có khả năng đọc được các file được tạo ra từ Microsoft Office, chính vì vậy mà bạn không cần lo lắng về việc ứng dụng không tương thích nữa.

 

Nhược điểm 

Mặc dù có nhiều chức năng hiện đại và giúp đỡ cho công việc tiện lợi hơn, nhưng WPS Office vẫn còn rất nhiều nhược điểm.

• Tuy có đầy đủ chức năng nhưng WPS Office vẫn là một gói phần mềm riêng, độc quyền và khép kín.
• Không thể hỗ trợ Định dạng và Tiêu chuẩn Tài liệu để Mở LibreOffice (ODP/ODF).
• Không có tích hợp phần mềm đa ngôn ngữ (chỉ có tiếng Anh và tiếng Trung).
• Có tích hợp tiện ích đám mây (lưu trữ cloud) nhưng chưa tự đồng bộ hóa với các dịch vụ email.
• Có thể gây ra tình trạng nặng máy với những máy tính có cấu hình thấp vì mất khoảng 200MB RAM để khởi động.

 

Những điểm nổi bật vượt trội so với Microsoft Office

So sánh	WPS Office	Microsoft Office
Nguồn gốc	Là sản phẩm của Kingsoft Office	Là sản phẩm của Microsoft
Thời gian xuất hiện	1990 (Mac) – 1992 (Windows)	1988
Phiên bản mới nhất	2015	2016 (16.0) Windows 2016 (15.4.0) (MacOS)
Hệ điều hành ứng dụng	Window, Android, Linux và IOS	MacOS và Windows
Xử lý văn bản	WPS Writer	Microsoft Word
Bảng tính	WPS Spreadsheet	Microsoft Excel
Trình bày	WPS Presentation	Microsoft Powerpoint
Ghi chú		Microsoft Onenote
Email		Microsoft Outlook

Phần mềm WPS không chỉ sở hữu những tính năng mà Microsoft có. Nó còn mang đến cho người dùng cảm giác thân thiện, sự ổn định và thao tác làm việc trên ứng dụng được đơn giản hóa.

WPS Office có khả năng tương thích hoàn toàn với Microsoft Office, mặc dù đang là đối thủ cạnh tranh

Với ba ứng dụng chính của WPS là Writer, Presentation và Spreadsheets. Nó cho phép người sử dụng có khả năng đồng bộ tài liệu thông qua lưu trữ đám mây (Cloud)

Giao diện được thiết kế vô cùng đơn giản, không gây cảm giác rối mắt cho người dùng

Vận hành tối đa hầu hết các hệ điều hành được sử dụng nhiều nhất hiện nay, từ máy tính cho đến các thiết bị di động thông minh, máy tính bảng,…

Tích hợp tính năng lưu file PDF và chia sẻ tài liệu với người dùng khác một cách nhanh chóng, đơn giản và an toàn

Tải ứng dụng Wps Office 2021 Free

Link tải ứng dụng WPS Office 2021 Free:

Hướng dẫn cài đặt phần mềm Wps Office miễn phí mới nhất

Cài đặt trên máy tính

Bước 1: Tải ứng dụng WPS Office xuống máy, sau khi tải xong nhấn Extract Here để giải nén ứng dụng

Bước 2: Nhấn vào tệp đã tải kéo xuống phần Setup để bắt đầu chạy phần mềm

Bước 3: Click vào ô trống: I have read and agree with WPS Office và bấm Install Now

Bước 4: Hãy chờ phần mềm tải xuống

Bước 5: Sau khi chạy xong sẽ hiện lên màn hình một cửa sổ, nhấn vào Get Started để bắt đầu

Bước 6: Tiếp theo đó bạn nhấn chọn Launch

Bước 7: Hiện lên cửa sổ WPS Privacy Policy, bạn hãy nhấn chọn Agree Continue

Bước 8: Nhấn Sign In để đăng nhập vào tài khoản

Bước 9: Đăng nhập vào tài khoản bằng gmail, facebook,… của bạn

Bước 10: Hiện lên cửa sổ get start WPS, nhấn open và sử dụng thôi

 

Cài đặt trên điện thoại

Bước 1: Chọn vào CH Play hoặc App Store

Bước 2: Nhập từ khóa tìm kiếm: “WPS Office” và chọn phần mềm có logo là chữ W trắng nền đỏ

Bước 3: Nhấn tải về và chờ máy cài đặt

 

Hướng dẫn cách sử dụng WPS cho người mới bắt đầu

Cách mở file WPS

Cách mở file WPS trên máy tính

Bước 1: Để mở file WPS ta click đúp (double click) vào tập tin. Hoặc nhấp phải chuột (right click) vào tập tin

Bước 2: chọn Mở (Open) 

Một số file mở rộng cần cài đặt phần mềm chuyên dụng để mở

Cách mở file WPS trên điện thoại

Bước 1: Mở ứng dụng WPS Office trên điện thoại của bạn

Bước 2: Ở màn hình ta chọn Recent và mở file ta muốn xem

Cách tạo file WPS

Cách tạo file WPS trên máy tính

Bước 1: Mở WPS Office trên máy tính và chọn New

 

Bước 2: Chọn tài liệu bạn muốn tạo: WPS Document, Presentation, Spreadsheet hoặc PDF

 

Bước 3: Chúng ta có thể chọn mẫu có sẵn trong file hoặc tự tạo mẫu mới.

Cách tạo file WPS trên điện thoại

Bước 1: Mở ứng dụng WPS trên điện thoại

Bước 2: Ở màn hình chính có xuất hiện dấu cộng ở góc phải dưới cùng

 

Bước 3: Chọn file bạn muốn tạo: WPS Document, Presentation, Spreadsheet ,PDF hoặc Doc Scanner

 

Bước 4: Chúng ta cũng có thể tự tạo mẫu mới hoặc mẫu có sẵn

Cách lưu tài liệu bằng WPS 

Cách lưu WPS trên máy tính

Bước 1: Nhấp chọn Menu > Nhấp chọn Save as > Chọn định dạng cho file

 

Bước 2: Chọn save

 

Cách lưu WPS trên điện thoại

Bước 1: Chỉnh sửa tài liệu trước khi lưu

Bước 2: Nhấn chọn biểu tượng Save ở góc trên cùng bên trái

 

Bước 3: Đổi tên file và định dạng tài liệu

 

Bước 4: Chọn Save

Hướng dẫn sử dụng một số tính năng trong WPS Office

Cơ bản, tất cả các tính năng có trong WPS Office giống với hầu hết các ứng dụng văn phòng hiện nay. Mặc khác, ở WPS Office có vài ưu điểm nổi bật bạn cần chú ý như:

Soạn thảo văn bản, bảng tính và trình bày trong một cửa sổ

Nói đến WPS Office thì ưu điểm mạnh nhất mà nó đang sở hữu đó chính là hỗ trợ mở được nhiều tab trong cùng một lúc. Với khả năng thực hiện các thao tác mở và soạn thảo nội dung nhiều tài liệu trên cùng một cửa sổ, bạn sẽ rất dễ làm việc và quản lý công việc một cách dễ dàng, hợp lý.

Để sử dụng tính năng này, bạn chỉ cần mở WPS, nhấn chọn dấu cộng và chọn loại ứng dụng mà bạn muốn sử dụng

• Document: Đây là tính năng cũng giống như Microsoft Word, nó hỗ trợ cho người dùng soạn thảo nội dung văn bản

• Spreadsheet: Tính năng này hỗ trợ cho người sử dụng làm các dữ liệu về bảng tính

• Presentation: Hỗ trợ người dùng thiết kế trình bày trong công việc như thuyết trình,…

Chúng ta có thể soạn tài liệu với những mẫu trống hoặc chọn mẫu soạn sẵn.Những tài liệu tải về sẽ được lưu trong My Template để người dùng khả năng dùng lại bất kỳ lúc nào. Nếu như soạn tài liệu từ file có sẵn thì bạn hãy bấm Open.

Mở và lưu tài liệu trong Cloud Docs

Tính năng này hao hao giống như với Microsoft Office đó là người dùng có thể mở và lưu tài liệu vào dịch vụ đám mây (cloud) mà mỗi người dùng WPS Office đều có  nhưng có thể sẽ bị giới hạn về dung lượng.

Cách sử dụng cực kì đơn giản, khi bạn mở tài liệu rồi bấm The Cloud sẽ có hai tùy chọn:

• Open from Cloud Docs: Là mở tài liệu trong thư mục Cloud Docs của WPS Office.
• Save to Cloud Docs: Là thực hiện lưu tài liệu vào trong Cloud Docs.

Chuyển đổi từ PDF sang Word

WPS Office có thêm 1 tính năng đó là chuyển đổi từ PDF sang Word giúp người dùng không cần dùng đến công cụ chuyển đổi thứ 3.

Bạn chỉ cần mở thẻ WPS → sau đó bấm PDF to Word. Tiếp theo đó, chọn tập tin bằng cách kéo thả hay bấm nút dấu cộng. Cuối cùng, bạn chọn số trang muốn chuyển đổi, định dạng và vị trí lưu trước khi nhấn nút Start.

Cách chuyển WPS Office Sang Microsoft Office

 

Hiện nay, có rất nhiều cách để chuyển từ WPS Office sang Microsoft Office, hôm nay chúng tôi sẽ chỉ bạn cách chuyển đổi từ WPS sang Microsoft một cách nhanh và tiện lợi nhất.

Bước 1: Mở trang tìm kiếm Google

 

Bước 2: Nhập từ khóa: “Chuyển WPS sang DOC” và nhấn vào tìm kiếm đầu tiên

 

Bước 3: Tải tệp tin WPS từ máy tính của bạn lên, sau đó chọn tập tin mà bạn muốn chuyển đổi (google hỗ trợ hơn 200 định dạng) và nhấp vào ký tự chuyển.

 

Bước 4: Tải tập tin vừa chuyển xuống máy tính của mình và đổi tên

WPS có miễn phí không?

Ứng dụng WPS Office là ứng dụng tiện ích hoàn toàn miễn phí, hỗ trợ chúng ta xử lý những việc liên quan đến tài liệu, soạn thảo, thuyết trình. Ứng dụng cho phép chúng ta tạo và đọc trên nhiều nền công cụ khác nhau bao gồm: Word, Powerpoint, Excel, chuyển đổi sang file PDF.

Kết luận

Qua bài viết trên, Bears Paw đã giới thiệu đến các bạn biết phần mềm WPS Office là gì? Hướng dẫn cài đặt và sử dụng ứng dụng trên máy tính và điện thoại. Mọi thắc mắc về ứng dụng WPS Office các bạn có thể liên hệ ngay để được giải đáp nhé.